«Рукописи не горят»

«Мастер и Маргарита»  М.А. Булгаков

Дорогие коллеги!

Очень много написано и сказано о важности первичных документов в учете субъекта предпринимательской деятельности.

С одной стороны, вроде бы все понятно – что тут нового скажешь, с другой – первичные документы очень часто остаются недооформленными из-за нехватки времени, сил, неясности того, что записать в какой-либо графе…

Но именно первичный документ будет являться «доказательством» осуществления какой-либо хозяйственной операции при выяснении отношений, как с партнерами, так и с проверяющими органами. Именно он поможет Вам подтвердить наличие расходов в хозяйственной деятельности.

О том, что бухгалтерский учет на предприятии является обязательным видом учета и о том, что любая (финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель) основываются на данных бухгалтерского учета, зачастую на предприятии помнит только бухгалтер. Хотя, ответственность за организацию и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока несет собственник или уполномоченный им орган (должностное лицо), осуществляющее руководство предприятием.

Эта норма установлена Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV (далее – Закон о бухучете). К сожалению, не все руководители об этом знают и не сильно внимательно относятся к документам. И с «проверяющими» по документам руководитель общаться, наверняка, не станет. Ведь кто проверял и принимал документ к учету? Бухгалтер. Кто виноват, что документ неверно оформлен? … Как мне однажды сказала дама из налоговой инспекции: «И как это Вы могли такой документ принять?». И никого не будет интересовать, что директору «некогда» уговаривать кассира в момент оплаты в кассе какого-либо банка написать в назначении платежа: «ООО «Ромашка» через Иванова И.И.», или тот же собственник не поймет, почему недооформлена ведомость инвентаризации и теперь, на основании ее, нельзя предъявить иск материально-ответственному лицу за  выявленную у него недостачу. Да мало ли ситуаций в работе?

Поэтому, предлагаю еще разок освежить в памяти основные моменты по заполнению первичных документов и  обратить внимание на некоторые нюансы в этом процессе. В связи с тем, что большинство бухгалтеров использует в своей работе программу 1С (а требования у работодателей по знанию конфигурации 8.2 встречаются все чаще), я хочу примеры заполнения документов представить на основе этой программы. Во-первых, вспомним, как заполнять, во-вторых, разберемся с 1С 8.2.

Я не буду подробно останавливаться на классификации первичных документов. Существуют неоднозначные мнения по поводу отнесения к «первичным» таких документов как счет-фактура, договор, доверенность на получение ценностей и т.д. В любом случае, если исходить из того, что учет мы пытаемся вести правильно, максимально стараясь обезопасить себя от рисков в ходе ведения хозяйственной деятельности, будем стараться  все документы заполнять корректно и верно.

Еще один момент: язык первичного документа. Вопрос на каком языке заполнять документы полностью не урегулирован. В законодательстве есть противоречия между нормами, скажем, Закона Украины от 03.07.2012 г. № 5029-VI "Об основах государственной языковой политики" (которым установлено, что если в определенном регионе язык считают родным свыше 10 % населения, то такой язык становится региональным) и Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995  № 88 (далее – Положение №88):  (п.1.3 которого предусматривает составление первичных документов на украинском языке). Закон имеет большую силу. Сможете ли Вы это доказать  суду или налоговой – решать Вам. Но то, что очень сильно «проверяющие» придираются к документам, составленным на половину на украинском языке, на половину – на русском,  это  уже свершившийся факт. Поэтому, мне думается, что целесообразнее оформлять первичные документы на украинском языке, чтобы быть спокойнее и за себя, и за своих покупателей.

Обязательные реквизиты первичных документов.

Перечень обязательных реквизитов для  первичных документов (которые могут быть составлены как на бумажных, так на и машинных носителях) определен в ч.2 ст.9 Закона о бухучете.

К ним относятся:

- название документа (формы);

- дата и место составления;

- название предприятия, от имени которого составлен документ;

- содержание и объем хозяйственной операции;

- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личная подпись или другие данные, имеющие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Кроме того, желательно, чтобы в документах были указаны (в соответствии с п.2.4. Положения №88):

- фамилия (имя, отчество)  лица, подписавшего документ;

- дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, номер документа, основание для осуществления операции (например, договор) и др.

Первичные документы могут составляться на готовых типовых бланках или с использованием бланков, изготовленных самостоятельно. Но в любом случае, бланки должны содержать обязательные реквизиты.

Здесь на помощь и приходит бухгалтерская программа.

 Уважаемые коллеги с опытом работы знают, что любая даже супер новая программа – это всего лишь помощник в изготовлении бланков, это большой калькулятор, который не заставит 20 раз пересчитывать оборотно-сальдовую ведомость в столбик, это накопитель информации в регистрах учета в хронологическом порядке и так далее. Но ни в коем случае программа  - не бухгалтер. Она ничего не делает сама. То, что Вы в нее внесете, то она и позволит распечатать. То, что Вы создадите, то она и сгруппирует. А бывает -  программа дает сбой. А бывает – обворовывают офис и уносят компьютер вместе с программой. Поверьте, без понимания того, что делаешь и опять же без распечатанных и разложенных документов ничего не восстановишь! Поэтому призываю всех пользоваться хорошими программами с красивыми интерфейсами, НО перепроверять все проводки, которые они сделали (с нашей подачи).

(Продолжение следует).

Буду благодарна за Ваши отзывы о прочитанном!

Если, читая статью, у Вас возникли вопросы или Вы обнаружили ошибки (неточности), напишите мне, пожалуйста, по адресу: olgacap04@mail.ru.

С уважением, Ольга Шидловская